Bruk av filmottaket av virksomheten og regnskapsfører

Hvem bruker filmottak?

Filmottaket er en side som blir brukt av virksomheten og regnskapsfører.

Hva er filmottak?

Filmottak er hvor alle filer som skal behandles lastes opp. Dette er alt som skal betales (fakturaer), alt som er betalt (kvitteringer), dokumentasjon til regnskapsfører som arbeidskontrakt m.m.

Filmottaket er delt inn i to faner, ikke godkjente filer og godkjente filer.

Alle bilag som kommer automatisk inn i Systima kommer automatisk til ikke godkjente filer. Dette gjelder eksempel EHF faktura som automatisk kommer inn i filmottaket. 

Virksomheten er ansvarlig for å godkjenne alle filer som ligger i ikke godkjente filer, slik at regnskapsfører har rettigheter til å bokføre og legge disse til betaling

Bruk av Filmottak for virksomheten

Alle fakturaer, bilag, kvittering og andre dokumenter som skal behandlet av regnskapsfører skal lastes opp i filmottaket. 

Eksempel så kommer EHF faktura direkte inn i filmottaket under "ikke godkjente filer". Virksomheten er derfor ansvarlig for å godkjenne denne så den blir sendt videre til regnskapsfører.

Systima vil snart lansere en mobil app, hvor virksomheten kan laste opp kvitteringer / fakturaer / utlegg direkte via mobilen. Disse filene vil automatisk komme i filmottaket, under ikke godkjente eller godkjente filer, avhengig av hvilket valg som blir valgt.

Dersom virksomheten ønsker å laste opp filer manuelt, kan dette gjøres ved å trykke på last opp knappen.

Du kan da legge inn beskrivelse av filen, og sjekke av for at filen skal bli godkjent. Dersom du ikke krysser av for godkjent vil filen havne i "ikke godkjente filer" fanen automatisk. Dersom du laster opp et bilag anbefaler vi at du skriver en beskrivelse hva bilaget gjaldt, eksempel "Kvittering for kjøp av TV.

Bruk av filmottak for regnskapsfører

Regnskapsfører som bruker filmottaket vil gå til fanen "godkjente filer". Dette er filer virksomheten har godkjent at skal bokføres og legges til betaling.

Du kan velge å bokføre en fil ved å trykke på linjen, eller trykke den blå knappen "bokfør alle" øverst til høyre for å bokføre alle, eller markere flere filer for og kun bokføre disse filene. Ved siden av bokføringsknappen har du en pil ned, som viser meny over de ulike bokføringsmodulene. 

Når du bokfører kan du også øverst veksle mellom de ulike modulene for bokføring. Dersom du bytter modul vil samme fil(er) fortsatt være tilknyttet.