Hvordan importere bilag via GBAT10

Denne artikkelen forklarer hvordan du importerer bilag ved hjelp av en GBAT10-fil, hvilke krav som gjelder for filinnholdet, og hvordan importen behandles i Systima. Riktig oppsett er viktig for at importen skal gjennomføres uten feil.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• 1. Hva er en GBAT10-fil?
• 2. Før du importerer – viktige forutsetninger
• 3. Hvordan bilag opprettes i Systima
• 4. Beløp og fortegn
• 5. Kolonneoversikt
  • 5.1 Generelle kolonner
  • 5.2 Konto og MVA
  • 5.3 Kunde og leverandør
  • 5.4 Beskrivelser og dimensjoner
  • 5.5 Styring av importlinjer
  • 5.6 Ignorerte kolonner
• 6. Slik laster du opp en GBAT10-fil i Systima
• 7. Vanlige feilmeldinger
• 8. Tips for vellykket import

1. Hva er en GBAT10-fil?

GBAT10 er et filformat for import av regnskapsbilag.
Hver rad i filen representerer én postering. Rader med samme eksterne bilagsnummer blir samlet til ett bilag i Systima.

2. Før du importerer – viktige forutsetninger

Før du laster opp filen må du kontrollere at:

• Alle nødvendige kontoer finnes i systemet
  (hovedbok, MVA-koder, prosjekter og avdelinger)

• Eksternt bilagsnummer ikke er brukt tidligere i samme firma

• Filen er strukturert i henhold til kolonnekravene beskrevet nedenfor

3. Hvordan bilag opprettes i Systima

• Kolonne B (Eksternt bilagsnummer) styrer hvordan bilag grupperes

• Alle rader med samme eksterne bilagsnummer blir samlet til ett bilag

• Systima oppretter et eget internt bilagsnummer basert på gjeldende nummerserie

• Det er ikke tillatt å importere flere filer med samme eksterne bilagsnummer i samme firma

4. Beløp og fortegn

• Positive beløp → Debet

• Negative beløp → Kredit

Dette gjelder både for hovedbokskonto og MVA-kode.

5. Kolonneoversikt

5.1 Generelle kolonner

5.2 Konto og MVA

MVA-logikk:

• Hvis MVA-mapping er lagt til → mapping brukes

• Hvis ikke → MVA-kode fra filen brukes

• Hvis ingen MVA-kode er oppgitt → standard MVA-kode på kontoen brukes

• Dersom MVA-koden ikke finnes i systemet, stoppes importen med feilmelding

5.3 Kunde og leverandør

Viktig:

• Konto 1500 krever kundenummer

• Konto 2400 krever leverandørnummer

• Verdien 0 eller tom celle ignoreres, men er ikke tillatt sammen med konto 1500/2400

• Nye kontakter opprettes automatisk (privatperson, land = Norge)

• Eksisterende kontakter oppdateres med ny informasjon

5.4 Beskrivelser og dimensjoner

5.5 Styring av importlinjer

Logikk for kolonne AA:

• Tom → bruk beløp i kolonne I

• T → bruk beløp i kolonne AB

• F → linjen ignoreres

5.6 Ignorerte kolonner

Følgende kolonner brukes ikke i importen og kan stå tomme:
A, D, E, F, P, Q, R, S, T, W, Z, AC, AD

6. Slik laster du opp en GBAT10-fil i Systima

1. Gå til Innstillinger

2. Velg Bilagsimport

3. Velg filtypen GBAT10

4. Last opp filen i opplastingsfeltet

5. Klikk på Importer

Systemet vil validere filen før importen fullføres. Eventuelle feil må rettes før bilagene kan opprettes.

7. Vanlige feilmeldinger

Importen stoppes dersom:

• Hovedbokskonto ikke finnes

• MVA-kode ikke finnes

• Prosjekt eller avdeling ikke finnes

• Eksternt bilagsnummer allerede er brukt

• Konto 1500 mangler kundenummer

• Konto 2400 mangler leverandørnummer

8. Tips for vellykket import

• Test gjerne med en liten fil først

• Dobbeltsjekk datoformat (YYYYMMDD)

• Sørg for at alle nødvendige registre er opprettet før import