Hvordan importere fakturaer?

Endret Tue, 31 Des, 2024 ved 9:50 AM

I denne artikkelen viser vi hvordan du kan importere fakturaer via Systima sin mal, eller direkte fra andre systemet.

INNHOLDSFORTEGNELSE

Hvordan importere faktura?
Hvilke filtyper støttes for import?
Forklaring av feltene i malfil

Hvordan importere faktura?

1: Gå til Faktura i menyen

Klikk på knappen Faktura i menyen for å komme til fakturaoversikten

2: Klikk på importer faktura

Øverst til høyre finner du knappen "Importer fakturaer". Klikk på denne knappen.

3: Last inn ønsket importfil

Du kan enten dra inn ønsket fil, eller trykke på opplastings feltet og velge fil. Du kan se hvilke filtyper som støttes ved å trykke på nedtrekksmenyen "Filformater for import av fakturaer".

Hvilke filtyper støttes for import?

Du kan se en liste over filtyper som støttes for import ved å trykke på nedtrekksmenyen i vinduet du importer fakturaer via:

Forklaring av feltene i malfil

Faktranr *

Fakturanummeret på fakturaen. Du kan ha flere linjer med samme fakturanummer. Hver linje opprettes da som en produktlinje på importert faktura. Fakturanr. er et påkrevd felt.
Følgende felter må ha lik verdi på alle linjer med samme fakturanummer:

Fakturadato
Forfallsdato
Bankkontonr. på faktura
KID
Kundenr.
Organisasjonsnr.
Prosjektnr.
Prosjektnavn
Avdelingsnr.
Avdelingsnavn
Kommentar på faktura
Valuta (blir NOK om tom)
Ordre referanse
Kundes referanse
Vår referanse

Fakturadato

Fakturadatoen på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer. Format: DD.MM.ÅÅÅÅ.

Forfallsdato

Forfallsdato på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer. Format: DD.MM.ÅÅÅÅ.

Bankkontonr. på faktura

Bankkontonummeret som vises på fakturaen. Dersom det ikke er fylt inn verdi i dette feltet vises fakturanummeret som er valgt til å vises på fakturaer inne på betalingsinnstillinger.

KID

KID nummeret på aktuell faktura. Dersom KID/OCR avtale er aktiv på selskapet, brukes importert KID nummer til å sjekke mot innbetalinger til selskapet. Innbetalinger som er merket med samme KID nummer vil bokføres og avstemmes automatisk.

Kundenr.

Kundenummeret på kunden på aktuell faktura.

Dersom kundenummeret finnes i Systima, vil kunden med samsvarende kundenummer benyttes så lenge organisasjonsnummeret også samsvarer. Dersom det er kundeinformasjon på den aktuelle kunden som ikke samstemmer med importert informasjon, vil informasjonen på kundekortet oppdateres.

Dersom kundenummeret ikke finnes i Systima eller importfilen, vil kunden opprettes automatisk så lenge minst kundenavnet og/eller gyldig organisasjonsnummer er tilstede.

Kundenavn

Kundenavnet på kunden på aktuell faktura. Kundenavnet er påkrevd dersom det ikke er et gyldig organisasjonsnummer eller et kundenummer som finnes på en eksisterende kunde fra før.

Organisasjonsnr.

Organisasjonsnummeret på kunden på aktuell faktura. Dersom det brukes et kundenummer på en kunde som finnes i Systima og organisasjonsnummer er fylt inn, må organisasjonsnummeret samsvare med denne kunden.

Dersom det ikke er noe annen informasjon om kunde på et fakturanummer, vil organisasjonsnummeret sjekkes opp mot Brønnøysundregisteret, og kunde opprettes automatisk iht. informasjon funnet der.

Adresselinje 1

Adresselinje 1 på kunden på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Adresselinje 2

Adresselinje 2 på kunden på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Postkode

Postkoden på kunden på aktuell faktura. Norske postkoder oppgis med 4 siffer. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Sted

Stedet på kunden på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Land (blir Norge om tom)

Landet på kunden på aktuell faktura. Dersom det ikke fylles inn verdi i dette feltet blir landet automatisk Norge.

E-post

E-post på kunden på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Telefon nr.

Telefon nummer på kunden på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Kundenotat

Kundenotatet på kunden på aktuell faktura (kun til internt bruk).

Prosjektnr.

Prosjektnummeret som brukes på aktuell faktura. Dersom prosjektnummeret allerede finnes i Systima, brukes eksisterende prosjekt. Dersom prosjektnummeret ikke finnes i Systima, opprettes prosjektet.

Prosjektnavn

Navnet på prosjektet som brukes på aktuell faktura. Det er prosjektnummer som bestemmer hvilke prosjekt som brukes. Dersom prosjektnavnet i Systima ikke samstemmer med det som importeres, vil prosjektnavnet oppdateres iht. importfil.

Avdelingsnr.

Avdelingsnummeret som brukes på aktuell faktura. Dersom avdelingsnummeret allerede finnes i Systima, brukes eksisterende avdeling. Dersom avdelingsnummeret ikke finnes i Systima, opprettes avdelingen.

Avdelingsnavn

Navnet på avdelingen som brukes på aktuell faktura. Det er avdelingsnummer som bestemmer hvilke avdeling som brukes. Dersom avdelingsnavnet i Systima ikke samstemmer med det som importeres, vil avdelingsnavnet oppdateres iht. importfil.

Kommentar på faktura

Generell kommentar som gjelder for hele fakturaen. Vises i øvre del av fakturavisningen. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Valuta (blir NOK om tom)

Valuta som benyttes på fakturaen. Brukes både til å bestemme hva som vises i fakturavisningen, og hva som bokføres. Oppgis i 3 bokstaver, eksempelvis USD. Dersom det ikke er verdi på noen av linjene knyttet mot et fakturanummer benyttes norske kroner automatisk.

Ordre referanse

Ordre referanse som brukes på aktuell faktura. Vises på øvre, høyre del av fakturavisningen.

Kundes referanse

Kundes referanse som brukes på aktuell faktura. Vises på øvre, høyre del av fakturavisningen.

Vår referanse

Vår referanse som brukes på aktuell faktura. Vises på øvre, høyre del av fakturavisningen.

Produktlinje - Nr.

Produktnummeret som benyttes på linjen på aktuell faktura. Det er produktnummeret som avgjør hvilke produkt som benyttes.

Dersom produktnummeret samsvarer med produkt som finnes i Systima, benyttes dette produktet. Dersom noen verdier avviker i importfil og Systima, vil verdiene i importfilen benyttes. Produktet i Systima oppdateres da ikke.

Dersom produktnummeret ikke samsvarer med produkt som finnes i Systima, vil produktet automatisk opprettes dersom minimum disse verdiene er tilstede i importfilen:

Produktlinje - Navn
Produktlinje - Enhetspris eks mva
Produktlinje - Regnskapskonto

Produktlinje - Navn

Navnet på produktet som benyttes på linjen på aktuell faktura. Dersom produktnavnet i importfilen avviker fra produktavnet i Systima vil navnet fra importfilen benyttes uten av produktet i Systima oppdateres.

Produktlinje - Kommentar

Kommentar på aktuelt produkt som benyttes på linjen på aktuell faktura. Trenger kun å fylles inn på 1 av linjene pr fakturanummer.

Produktlinje - Enhetspris eks mva

Enhetsprisen eksklusiv merverdiavgift på produktet som benyttes på linjen på aktuell faktura. Det må være en enhetspris oppgitt enten på produktet i Systima, eller på produktet i importfilen. Dersom det er avvikende verdier vil verdien fra importfilen benyttes.

Produktlinje - Antall

Antall som benyttes på produktet som benyttes på linjen på aktuell faktura. Dersom ingen verdi oppgis benyttes 1 automatisk som verdi.

Produktlinje - Rabatt prosent

Rabatt som benyttes på produktet som benyttes på linjen på aktuell faktura. Oppgis som tall med opptil 2 desimaler. Komma benyttes som desimal skille.

Produktlinje - Mva kode

Mva kode som benyttes på produktet som benyttes på linjen på aktuell faktura. Dersom Produktlinje - Mva kode ikke har en verdi, benyttes mva kode på valgt produkt. Dersom det ikke er valgt et produkt, benyttes standard mva kode på valgt regnskapskonto.

Mva kode som velges må være en gyldig mva kode på valgt regnskapskonto. Dersom du får feilmelding på at mva koden ikke er gyldig, er det viktig å sjekke at regnskapskontoen ikke er låst mot en annen mva kode.

Mva koden skrives inn med samme verdi som mva koden har i Systima. Du kan finne en oversikt over alle mva koder via Innstillinger i systemet.

Produktlinje - Regnskapskonto

Regnskapskontoen som benyttes på produktet som benyttes på linjen på aktuell faktura. Dersom det er avvikende regnskapskonto på produktet i Systima og importert produkt, benyttes regnskapskontoen fra importfilen.

Regnskapskontoen som benyttes må være en opprettet regnskapskonto i Systima.

Dersom filen ikke inneholder mva kode, benyttes standard mva kode som er satt på regnskapskontoen.