Innstillinger for vedlegg tilsendt til filmottaket

Selskapet har en egen unik e-postadresse til filmottaket. Under innstilliger -> selskapsinnstillinger kan du legge inn innstillinger for hva som skjer med e-poster og vedlegg som sendes til adressen.

Du kan velge mellom to innstillinger:

• Kun vedlegg som er sendt til e-posten legges i filmottaket, én gang per fil
• Tekstinnholdet i e-posten og alle vedlegg slås sammen og legges i filmottaket som én fil

Kun vedlegg legges i filmottaket, én fil per vedlegg

Hvert vedlegg i e-posten legges i filmottaket som en egen fil. Bare ekte vedlegg blir med. Tekst og bilder i selve e-posten blir ikke lagt i filmottaket.

Eksempel: En leverandør sender en e-post med tre vedlegg. Selve e-posten blir ikke med, og tre filer legges i filmottaket.

Kommer det en e-post uten vedlegg, blir ingenting lagt i filmottaket.

Ta med e-postteksten fra utvalgte avsendere

Noen leverandører sender fakturaen som tekst i selve e-posten i stedet for som vedlegg. Har du valgt Kun vedlegg, kan du gjøre unntak for slike avsendere. E-poster fra dem behandles som om du hadde valgt Tekstinnholdet i e-posten og alle vedlegg slås sammen: e-postteksten og vedleggene slås sammen til én fil.

1. Slå på muligheten "Tekstinnholdet i e-posten og alle vedlegg slås sammen og legges i filmottaket som èn fil kun for følgende e-poster".
   
   
2. Skriv e-postadressen til avsenderen.
   
   
3. Klikk Lagre.
   

E-posttekst og vedlegg slås sammen til én fil

Alt som sendes til adressen, legges i filmottaket, også e-poster uten vedlegg. Teksten i e-posten gjøres om til en PDF. Har e-posten vedlegg, slås PDF-en og vedleggene sammen til én fil. E-postteksten er alltid første side.

Eksempel: En leverandør sender en e-post med to vedlegg. Det blir én fil i filmottaket: side 1 er e-posten, side 2 er det første vedlegget og side 3 er det andre vedlegget.

Hvilken innstilling bør jeg velge?

• Velg Kun vedlegg hvis leverandørene dine sender fakturaer og kvitteringer som vedlegg. Da slipper du å få e-postteksten med på hvert bilag.
• Velg Slå sammen til én fil hvis mange sender fakturaen i selve e-posten, eller hvis du vil ha e-posten med som dokumentasjon.
• Bruker du helst Kun vedlegg, men har noen få leverandører som sender fakturaen i e-postteksten? Velg Kun vedlegg og legg inn domenene deres som unntak.