Automatisk bokføring for regnskapsbyrå (regnskapsfører)

Med automatisk bokføring bokfører Systima innkommende fakturaer automatisk etter regler byrået har satt opp. Som regnskapsfører har du tilgang til dette for selskapene du har fått delegert tilgang til.

Gå til Mitt regnskapsbyrå → Automatisk bokføring. Du har tilgang til fanene Regler per selskap og Logg.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Se reglene for et selskap
• Koble selskapet til en regelgruppe
• Opprett en regel for selskapet
• Rediger eller slett en regel
• Følg med i loggen

Se reglene for et selskap

1. Gå til fanen Regler per selskap.
2. Søk opp selskapet i søkefeltet.

Du ser:

• Andel automatisk bokført: Hvor stor andel som er bokført automatisk og hvor mye som ikke er det, for inneværende år og fjoråret.
• Regelgrupper: Regelgruppene selskapet er koblet til.
• Regler for selskapet: Regler som kun gjelder dette selskapet.

Klikk på informasjonsikonet i hver seksjon for mer informasjon.

Godt å vite:

• En regel direkte på selskapet overstyrer regler fra en regelgruppe.
• Du kan ikke ha overlappende regler på samme selskap. Da får du en feilmelding.
• Regler gjelder kun fakturaer som kommer inn i filmottaket etter at regelen er tatt i bruk. Vil du at regelen skal brukes på en faktura som allerede ligger der, flytter du fakturaen til Ikke godkjente filer og godkjenner den på nytt.

Koble selskapet til en regelgruppe

En regelgruppe samler flere regler. Når selskapet er koblet til gruppen, gjelder alle reglene i gruppen for selskapet.

1. Gå til fanen Regler per selskap og søk opp selskapet.
2. Klikk Legg til regelgruppe.
3. Velg regelgruppen.
4. Klikk Lagre.

Nye fakturaer for selskapet bokføres nå automatisk etter reglene i gruppen.

Du kan bare velge regelgrupper som administrator har opprettet. Mangler du en regelgruppe, kontakt administrator i byrået.

Opprett en regel for selskapet

1. Gå til fanen Regler per selskap og søk opp selskapet.
2. Klikk + Ny regel.
3. Fyll ut feltene som beskrevet under.
4. Klikk Lagre.
   
   

Kun felter merket med stjerne er påkrevd.

Generelt

• Navn: Brukes til å kjenne igjen regelen, for eksempel i loggen.
• Aktiv til og med: Etter denne datoen brukes ikke regelen lenger.
• Beløpsgrense per måned: Hvis regelen vil bokføre mer enn grensen for samme organisasjonsnummer i en kalendermåned (basert på fakturadato), feiler bokføringen.
  
  

Faktura må inneholde følgende

• Mottatt via: EHF, PDF eller begge.
• Leverandør: Søk opp leverandøren i Brønnøysundregistrene på navn eller organisasjonsnummer.
• Bankkontonummer: Regelen brukes kun hvis fakturaen har dette kontonummeret.
• Fakturabeløp fra–til: Beløpsintervallet fakturaen må ligge innenfor.
  
  

Bokføring

• Automatisk bokført når: Med en gang fakturaen kommer inn i filmottaket, eller først når den er godkjent.
• Bokføres til regnskapskonto: Kontoen kostnaden føres på.
• Mva-kode: Mva-koden som brukes.
• Beskrivelse, prosjekt, avdeling og valuta: Føringsinformasjon på bilaget.
• Periodisering: Velg om periodiseringen skal starte eller slutte i måneden for fakturadatoen, periodiseringskonto og antall måneder.
  
  

Betaling

• Betalingsdato: Fakturadato eller forfallsdato.
• Betalingskilde: Hvilken betalingskilde som brukes.
• Utbetal via Systima bankintegrasjon: Vises hvis selskapet har bankintegrasjon. Betalingen må godkjennes med BankID før den gjennomføres.
  
  

Rediger eller slett en regel

Du kan kun redigere og slette regler du har opprettet selv. Regler fra regelgrupper og regler andre har opprettet, må endres av den som opprettet dem eller av administrator.

1. Gå til fanen Regler per selskap og søk opp selskapet.
2. Klikk på de tre prikkene til høyre på linjen for regelen under Regler for selskapet.
3. Velg Rediger eller Slett.
4. Har du valgt Rediger, gjør du endringene og klikker Lagre.
   
   

Følg med i loggen

Loggen viser alt som er bokført, eller forsøkt bokført, automatisk for selskapene du har tilgang til.

1. Gå til fanen Logg.
2. Filtrer ved behov på fritekst, leverandør, beløp fra–til eller bilagsnummer fra–til.

Hver linje viser status:

• Grønn hake og bilagsnummer: Bokført automatisk.
• Rød X og «Ikke bokført»: Bokføringen feilet. Årsaken vises på linjen.

Kolonnen for regel viser hvilken regel som ble brukt. Er det en regel du har opprettet selv, kan du klikke på den for å redigere den. Feiler bokføringen på grunn av en annen regel, kontakt administrator i byrået.