Automatisk bokføring for regnskapsbyrå (administrator)

Med automatisk bokføring kan byrået sette opp regler som gjør at Systima bokfører innkommende fakturaer automatisk for selskapene dere fører regnskap for. Du setter opp reglene én gang, og systemet bokfører på vegne av byrået når en faktura oppfyller kriteriene.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Hvem har tilgang til hva?
• Hvor finner jeg det?
• Slik henger reglene sammen
• Opprett en bokføringsregel
  • Generelt
  • Faktura må inneholde følgende
  • Bokføring
  • Betaling
• Opprett en regelgruppe
• Forslag til nye regler
• Når gjelder en ny regel?
• Regler per selskap
• Logg
  
  

Hvem har tilgang til hva?

Administrator i regnskapsbyrået har tilgang til alle fire fanene og kan:

• opprette og redigere bokføringsregler
• opprette regelgrupper og knytte selskaper til dem
• godkjenne eller avvise forslag til nye regler
• gjøre dette for alle selskaper under byrået

Regnskapsfører har kun tilgang til fanene Regler per selskap og Logg, og bare for selskaper hen har fått delegert tilgang til. Regnskapsfører kan:

• se hvilke regler og regelgrupper som gjelder for selskapet
• legge selskapet inn i regelgrupper som allerede finnes
• opprette regler direkte på selskapene hen har tilgang til
• se loggen

Regnskapsfører kan ikke opprette regelgrupper. Det kan kun administrator gjøre.

Hvor finner jeg det?

Gå til Mitt regnskapsbyrå → Automatisk bokføring.

Her finner du fire faner:

• Bokføringsregler (kun administrator): Opprett og rediger regler og regelgrupper.
• Forslag til nye regler (kun administrator): Regelforslag fra Systima som du kan ta i bruk eller avvise.
• Regler per selskap: Se alle regler som gjelder for ett selskap, og legg selskapet inn i regelgrupper.
• Logg: Se alt som er bokført, eller forsøkt bokført, automatisk.

Slik henger reglene sammen

Du kan knytte regler til selskaper på to måter:

• Via regelgruppe: Opprett en regel, legg den i en regelgruppe og knytt regelgruppen til ett eller flere selskaper. Bruk dette for regler som skal gjelde flere selskaper.
• Direkte på selskapet: Opprett regelen direkte på ett selskap. Bruk dette når regelen kun skal gjelde det ene selskapet.

Viktig:

• En regel som ligger direkte på selskapet overstyrer alltid regler fra en regelgruppe.
• Du kan ikke ha overlappende regler på samme selskap. Forsøker du å lagre en regel som overlapper med en eksisterende, får du en feilmelding.

Opprett en bokføringsregel

Gå til fanen Bokføringsregler og klikk + Ny regel.

Generelt

• Navn (påkrevd): Brukes til å identifisere regelen andre steder i systemet, for eksempel i loggen. Gi regelen et beskrivende navn.
• Aktiv til og med: Valgfri sluttdato. Etter denne datoen blir regelen inaktiv og brukes ikke lenger.
• Beløpsgrense per måned: Valgfri. Grensen gjelder per regel. Hvis automatisk bokføring med regelen vil føre til at grensen overskrides for samme organisasjonsnummer innenfor en kalendermåned, feiler bokføringen. Måneden bestemmes av fakturadatoen.

Faktura må inneholde følgende

Her angir du hvilke kriterier fakturaen må oppfylle for at regelen skal brukes. Kun felter merket med stjerne er påkrevd.

• Mottatt via: Om regelen gjelder fakturaer mottatt som EHF, PDF eller begge.
• Leverandør: Hvilke leverandører regelen gjelder for. Søk opp leverandøren i Brønnøysundregistrene på navn eller organisasjonsnummer.
• Bankkontonummer: Regelen brukes kun hvis fakturaen har dette kontonummeret.
• Fakturabeløp fra–til: Beløpsintervallet fakturaen må ligge innenfor.

Bokføring

Her angir du hvordan fakturaen skal bokføres. Kun felter merket med stjerne er påkrevd.

• Automatisk bokført når: Velg om fakturaen skal bokføres med en gang den kommer inn i filmottaket, eller først når den er godkjent.
• Bokføres til regnskapskonto: Kontoen kostnaden føres på.
• Mva-kode: Mva-koden som brukes ved bokføring.
• Beskrivelse, prosjekt, avdeling og valuta: Føringsinformasjon som legges på bilaget.

Periodisering: Hvis fakturaen skal periodiseres, velger du om periodiseringen skal starte eller slutte i måneden for fakturadatoen, hvilken periodiseringskonto som skal brukes og hvor mange måneder beløpet skal fordeles over.

Betaling

• Betalingsdato: Velg om fakturaen skal betales på fakturadato eller forfallsdato.
• Betalingskilde: Hvilken betalingskilde som brukes.

Hvis selskapet har bankintegrasjon, kan du velge Utbetal via Systima bankintegrasjon. Betalingen sendes da til godkjenning i Systima og må godkjennes med BankID før den gjennomføres.

Klikk Lagre. Regelen kan nå legges i en regelgruppe.

Opprett en regelgruppe

En regelgruppe samler én eller flere regler. Reglene i gruppen brukes for alle selskaper som er knyttet til gruppen.

1. Gå til fanen Bokføringsregler og klikk + Ny regelgruppe.
   
2. Fyll inn navn og eventuelt regelgruppenr.
3. Velg hvilke regler som skal ligge i gruppen.
4. Velg hvilke selskaper gruppen skal gjelde for.
5. Klikk Lagre.

Fra nå av bokføres nye fakturaer automatisk hos de valgte selskapene etter reglene i gruppen.

Forslag til nye regler

Under fanen Forslag til nye regler finner du regler som Systima har laget og foreslår for alle regnskapsbyråer. For hvert forslag kan du:

• Godkjenne: Regelen flyttes til Bokføringsregler, der du kan legge den i en regelgruppe eller knytte den til et selskap.
• Avvise: Forslaget fjernes.

Når gjelder en ny regel?

En regel gjelder kun fakturaer som kommer inn i filmottaket etter at regelen er opprettet. Fakturaer som allerede ligger i filmottaket, bokføres ikke automatisk.

Tips: Vil du at regelen skal brukes på en faktura som allerede ligger i filmottaket, flytter du fakturaen til Ikke godkjente filer og godkjenner den på nytt.

Regler per selskap

Gå til fanen Regler per selskap og søk opp selskapet i søkefeltet. Du får en samlet oversikt over hva som gjelder for selskapet:

• Andel automatisk bokført: Hvor stor andel som er bokført automatisk og hvor mye som ikke er det, for inneværende år og fjoråret.
• Regelgrupper: Alle regelgrupper selskapet er knyttet til. Her kan du også legge selskapet inn i en regelgruppe som allerede finnes.
• Regler for selskapet: Regler som kun gjelder dette selskapet.

Klikk på informasjonsikonet i hver seksjon for mer informasjon.

Logg

Fanen Logg viser alt som er bokført, eller forsøkt bokført, automatisk via byråets regler. Regnskapsfører ser kun selskaper hen har tilgang til.

• Grønn hake og bilagsnummer: Bilaget er bokført automatisk.
• Rød X og «Ikke bokført»: Bokføringen feilet, for eksempel fordi beløpsgrensen er nådd eller oppsettet mangler noe. Årsaken vises på linjen.

Du kan filtrere på fritekst, én eller flere leverandører, beløp fra–til og bilagsnummer fra–til.

Kolonnen for regel viser hvilken regel som ble brukt for hver linje. Klikk på regelen for å redigere den.