Flytte fra Fiken til Systima

Denne artikkelen er oppdatert 15.10.2024

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Intro
• Last inn ansatte
• Last inn saldobalanse
• Last inn åpne poster kunder
• Last inn åpne poster leverandører
• Last inn åpne poster ansatte
• Last inn kontakter (kunder og leverandører)

Intro

Systima er tilpasset slik at du kan laste ned rapporter fra Fiken og laste opp direkte i systemet. Hele prosessen tar et par minutter, og du trenger ikke å redigere eller åpne filene du laster ned.

For at prosessen skal gå så raskt som mulig, kan du ha Fiken og Systima åpen i hvert sin fane ved siden av hverandre.

Last inn ansatte

Last ned A02 (A-melding som er sendt fra Fiken) fra Altinn. Hvordan dette gjøres kan du lese her.

Last inn saldobalanse

1: I menyen helt på toppen velger du "Oversikt" også "Saldobalanse"

2: Velg riktig periode i filteret på toppen. Det er viktig at sluttdato er den siste datoen som skal bokføres i Fiken. Eksempelet under er hvis selskapet har sluttdato siste dag i februar (29.02.2024) som vil si at selskapet har startdato i Systima 01.03.2024.

3: Trykk på nedlastning "Last ned til excel". Du trenger ikke å åpne eller redigere filen. 

4: Gå til Systima og velg Innstillinger -> Åpningsbalanse i menyen (dette vises kun i avansert visningsmodul). Deretter klikk på "Importer åpne poster" 

5: I kortet som har overskrift "Saldobalanse" trykker du på "Importer åpne poster"

6: Dra filen inn, eller klikk for å hente filen fra datamaskinen. (normalt navngitt "Saldobalanse-[sluttdato]")

7: Dersom virksomheten har lønn anbefales:

• Endre konto "2941" til "2940"

Last inn åpne poster kunder

1: I menyen helt på toppen velger du "Salg" også "Utestående fra salg (åpen post)"

2: Det er viktig at filteret på toppen er på "Kunder (salg)" og at dato er siste dato du skal bokføre i FIken. 

3: Trykk på nedlastning "Last ned til excel". Du trenger ikke å åpne eller redigere filen. 

4: Gå til Systima og velg Innstillinger -> Åpningsbalanse i menyen (dette vises kun i avansert visningsmodul). 

5: I kortet som har overskrift "Åpne poster kunder" trykker du på "Importer åpne poster"

6: Dra filen inn, eller klikk for å hente filen fra datamaskinen. (normalt navngitt "fiken-eksport_[firmanavn]_utestående_per_kunde")

NB: Fiken gir kun verdier på hvor mye en kunde skylder deg totalt, ikke hvor mye de skylder per faktura. 

Last inn åpne poster leverandører

1: I menyen helt på toppen velger du "Kjøp" også "Utestående fra kjøp (åpen post)"

2: Det er viktig at filteret på toppen er på "Leverandører (kjøp)" og at dato er siste dato du skal bokføre i FIken. 

3: Trykk på nedlastning "Last ned til excel". Du trenger ikke å åpne eller redigere filen. 

4: Gå til Systima og velg Innstillinger -> Åpningsbalanse i menyen (dette vises kun i avansert visningsmodul). 

5: I kortet som har overskrift "Åpne poster leverandører" trykker du på "Importer åpne poster"

6: Dra filen inn, eller klikk for å hente filen fra datamaskinen. (normalt navngitt "fiken-eksport_[firmanavn]_utestående_per_leverandør")

NB: Fiken gir kun verdier på hvor selskapet skylder en leverandør totalt, ikke per faktura.

Last inn åpne poster ansatte

Dette punktet er kun relevant dersom du har åpne poster på ansatte (lønn, utlegg etc)

1: I menyen i FIken trykker du på "lønn" også "Lønnsoversikt"

2: I periode må du legge inn så siste dato er den siste datoen du bokfører i Fiken.

3: Trykk på "Last ned til excel" nederst til høyre

4: Gå til Systima og velg Innstillinger -> Åpningsbalanse i menyen (dette vises kun i avansert visningsmodul). 

5: I kortet som har overskrift "Åpne poster - ansatte (feriepenger ikke påkrevd)" trykker du på "Importer åpne poster"

6: Dra filen inn, eller klikk for å hente filen fra datamaskinen. (normalt navngitt "Lønnsoversikt+Ansatt+[dato]")

7: Nå har alle de ansatte som virksomheten skylder lønn etc blitt lagt til. Du ser det i åpningsbalansen. Nå skal du legge inn skyldig feriepenger fra i år og tidligere år. Gå til Fiken i menyen "Lønn" også "Feriepengeliste"

8: Du må nå legge inn skyldig feriepenger manuelt i åpningsbalansen i Systima

I kolonnen "Skyldige feriepenger (i år)" i Systima skal du legge inn summen fra Fiken fra kolonnen "Opptjent" minus kolonnen "Utbetalt 2025"

I kolonnen "Skyldige feriepenger (tidligere år) i Systima skal du legge inn summen fra Fiken fra kolonnen "Til gode fra tidligere" minus kolonnen "Utbetalt 2024"

Dette må du gjøre per ansatt som har sum på kolonnen "Til gode" i Fiken.

Last inn kontakter (kunder og leverandører)

Dersom du har fulgt hele malen, har du lastet inn kunder og leverandører i åpne poster kunder og åpne poster leverandører. Du har for så vidt kun importert de kundene / leverandørene som har åpne poster.

Systima har ikke automatisk tolk på resterende kontakter, så denne prosessen må gjøres med systima import mal.

1: Logg inn i Fiken og i menyen klikker du p å"Eksport av regnskap"

2: Last ned komplett eksport

3: Du har nå fått en fil som er lastet ned. Dersom du ikke får åpnet filen er det fordi det er .zip fil og må unzippes.
Se guide her for windows og guide her for mac.

4: Når du åpner mappen så skal det det være en excel fil som har et tilsvarende navn: firmanavn-år

Denne filen er ikke i en undermappe, men i hovedmappen,

Eksempel om firmanavn er "Systima" og siste regnskapsår var "2025" vil filen hete noe lignende som "Systima-2025". Filnavnet kan inneholde flere navn / bokstaver. 

5: I excel filen så er det ulike faner nederst, gå til "Kontakter"

6: Gå til Systima i menyen "kontakter"

7: Trykk på knappen "Importer kontakter"

8: Last ned Systima sin excel mal for import

9: Nå skal du åpne excel filen du lastet ned fra Fiken, og excel malen du lastet ned fra Systima.

Du skal kopiere riktige kolonner fra Fiken til riktige kolonner i Systima.

Lagre filen du lastet ned fra Systima etter du har flyttet over all data

10: Gå tilbake til Systima og klikk på "Importer kontakter" -> "Last opp".

Nå er det viktig at du laster opp Systima sin mal som du nylig lagret med data.