Reiseregning i mobil-app

I Systima fungerer reiseregning som en samlet mappe for alle kostnader knyttet til en reise. Her kan du registrere diett og overnatting, kilometer og bompenger, samt andre utlegg eller kostnader.

INNHOLDSFORTEGNELSE

• Opprette en reiseregning
  • Overnatting og diett
  • Km og bom
  • Utlegg eller kostnad
  • Sende reiseregningen til godkjenning
    • Status og oppfølging

Opprette en reiseregning

For å opprette en ny reiseregning fyller du ut følgende informasjon:

• Type reise: dagsreise eller reise med overnatting
• Dato for avreise og eventuell hjemkomst
• Klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Reisens formål
• Hovedland for reisen

Det er også mulig å registrere:

• Detaljert reiseplan
• Prosjekt

Når reiseregningen er opprettet, kan du begynne å registrere kostnader knyttet til reisen.

Overnatting og diett

Ved registrering av overnatting og diett brukes reisens varighet som utgangspunkt for datoene på oppholdet.

Dersom reisen består av flere hotellopphold, registreres hvert hotell separat. Har du for eksempel opprettet en reiseregning for et opphold på fem dager, og registrert hotell for de to første dagene, vil systemet automatisk foreslå de tre gjenværende dagene ved neste registrering.

Slik registrerer du overnatting og diett:

1. Velg overnattingstype.
2. Fyll inn adressen til overnattingsstedet.
3. Velg betalingsmåte.
4. Registrer hotellkostnad og eventuell valuta dersom oppholdet er i utlandet.

Dersom enkelte måltider er inkludert i oppholdet, må du huke av hvilke måltider dette gjelder.

Hvis måltidene varierer fra dag til dag, kan du deaktivere valget “samme diett alle dager” for å registrere ulike innstillinger per dag.

Når alle obligatoriske felter er fylt ut, klikker du “legg til” for å registrere føringen i reiseregningen.

Reiseregningen vises som et utkast frem til alle føringer for turen er registrert og sendt inn samlet.

Km og bom

Dersom reisen inkluderer transport som gir grunnlag for kjøregodtgjørelse, registreres dette under km og bom.

Slik registrerer du km og bom:

1. Legg inn dato for kjøreturen.
2. Velg type kjøretøy.
3. Registrer start- og sluttdestinasjon.
4. Legg eventuelt inn stopp underveis.

Dersom samme strekning skal registreres som returreise, kan du huke av for dette.

Hvis reisen ble gjennomført i rushtid, huker du også av for dette.

Klikk deretter “kalkuler rute”.

Du sendes videre til et skjema hvor kilometer og bompenger beregnes automatisk basert på opplysningene du har oppgitt.

Her kan du også registrere:

• Autopassbrikke
• Ekstra passasjer
• Skogs- og anleggsvei
• Tilhenger
• Prosjekt

Det er også mulig å redigere kalkuleringen manuelt ved behov.

Når registreringen er klar, klikker du “legg til” for å legge føringen inn i reiseregningen.

Utlegg eller kostnad

Andre kostnader knyttet til reisen registreres under utlegg eller kostnad.

Slik registrerer du utlegg:

1. Last opp bilde av kvittering.
2. Fyll inn:
   • Beskrivelse
   • Dato for utlegg
   • Type kostnad
   • Betalingsmåte
   • Beløp
   • Valuta dersom kostnaden er i utlandet
   • Sum i NOK

Det er også mulig å registrere prosjekt eller avdeling dersom dette er aktuelt.

Klikk “legg til” for å registrere kostnaden i reiseregningen.

Sende reiseregningen til godkjenning

Når alle registreringer er ferdige, klikker du “send til godkjenning” for å sende reiseregningen videre til filmottaket.

Brukere med administratorrettigheter kan sende reiseregningen direkte til godkjente filer. Andre brukere sender reiseregningen til ikke godkjente filer for videre behandling.

Status og oppfølging 

Når reiseregningen er sendt til godkjenning, vil du finne den under fanen “til godkjenning”.

Du kan til enhver tid følge status på reiseregningen i appen ved å navigere mellom de ulike fanene – fra utkast til utbetalt.

Dersom reiseregningen blir avvist på grunn av manglende dokumentasjon eller feil informasjon, vil du kunne lese begrunnelsen for avvisningen direkte i appen. Du kan deretter oppdatere reiseregningen og sende inn en ny versjon til godkjenning.