Hvordan funker automatisk lønn?

Kort fortalt om automatisk lønn:

1. Varsler én eller flere personer valgt antall dager før lønnsutbetaling om at lønnen ligger klar til godkjenning  
2. Systima oppretter automatisk et utkast basert på lønnsinnstillinger og faste lønnsarter  
3. Ingenting blir bokført eller utbetalt automatisk, men foreslås for godkjenning og utbetaling

Slik aktiverer du automatisk lønn

Automatisk lønn endres i lønnsinnstillinger. Dette er i menyen innstillinger -> Lønnsinnstillinger

Steg 1 - Trykk på aktiver

Steg 2 - Velg antall dager før lønnsdato

Dette er hvor mange dager før lønnskjøring valgte personer skal få varsling om at det er opprettet et lønnsutkast som er klart for gjennomgang. Eksempel om selskapet har lønn etterskudsvis den 15. hver måned, og du velger 7 her, så vil det sendes ut en varsling på e-post 15-7 = 08. hver måned

Steg 3 - Velg hvem som skal få varsling på e-post

Velg en eller flere personer som skal få varsling på e-post. Dette er personer som må ha tilgang til virksomheten.

Steg 4 - Lagre

Klikk på den blå lagre knappen

Hva skjer når du har aktivert automatisk lønn

Når et selskap har aktivert automatisk lønn, sender Systima automatisk ut en e-post til én eller flere personer som er satt opp som varsler.

E-posten sendes ut X dager før lønnsdato, og du velger selv hvor mange dager i forkant den skal sendes.

E-posten inneholder en link til lønnskjøringen. Systima har da automatisk opprettet et lønnsutkast som inkluderer:

• Innstillinger fra lønnsinnstillinger, som periode, utbetalingsdato m.m.  
• Alle aktive arbeidsforhold  
• Alle faste lønnsarter på ansatte  
• Permisjoner, permitteringer, utleggstrekk o.l. lagret på de ansatte  

Når du klikker på linken til lønnskjøringen, fungerer resten på lik linje som en vanlig lønnskjøring.

Hvilke selskaper burde ha automatisk lønn

Vi anbefaler at alle selskaper aktiverer automatisk lønn.

Det er smart å få en varsling om ny lønnskjøring, slik at man kan klargjøre alt i god tid før utbetalingsdato. Du kan sette opp varsler direkte til regnskapsfører eller daglig leder.

Automatisk lønn er også et genialt konsept for selskaper med enkle, repeterende lønnskjøringer. I slike tilfeller kan daglig leder settes som mottaker av varslingen, og enkelt godkjenne og legge til utbetaling uten å gå via regnskapsfører.

Spørsmål og svar

Spørsmål: Hvor fort blir endringene registrert, for eksempel om jeg endrer slik at man skal ha varsling i dag?
Svar: Systemet sjekker hver hele time om det er noen som skal ha varsling. Hvis du har gjort endringer i dag, vil du få varsling innen én time. Endringene må derfor være gjort før kl. 23:00 for å få varsling samme dag.