En repeterende faktura er en faktura som opprettes automatisk med faste intervaller. Dette er nyttig når du fakturerer samme kunde for samme produkt eller tjeneste over tid, til et fast beløp.

Eksempler på bruk av repeterende faktura:

• Månedlige medlemskap
• Abonnementstjenester
• Husleie
• Serviceavtaler
• Årlige vedlikeholdsavgifter

Dersom en kunde for eksempel skal betale 200 kr hver måned, kan du opprette en repeterende faktura som automatisk genererer og sender fakturaen til riktig tidspunkt.

Oversikt over repeterende fakturaer

For å åpne oversikten over repeterende fakturaer:

1. Gå til Faktura i menyen.
2. Velg fanen Repeterende faktura.

Her finner du:

• Oversikt over alle repeterende fakturaer
• Mulighet til å opprette nye repeterende fakturaer
• Mulighet til å redigere eksisterende oppsett

Oversikten viser relevant informasjon slik at du enkelt kan administrere og kontrollere alle repeterende fakturaer.

Øverst i oversikten finner du ulike filtre, for eksempel for å vise aktive, inaktive eller fakturaer i utkaststatus.

Opprette ny repeterende faktura

Når du oppretter en ny repeterende faktura, er det to bokser hvor det må legges inn informasjon;

Repeterende faktura innstillinger

Repeternde faktura innstillinger styrer når og hvordan nye fakturaer skal opprettes basert på fakturainnholdet som er lagt inn under "ny repeterende faktura".

Repeter hver

Angir hvor ofte fakturaen skal opprettes. Denne verdien brukes sammen med feltet Periode.

Periode

Angir tidsenheten som brukes sammen med Repeter hver.

Eksempler:

• Repeter hver: 2
• Periode: Måned

Resultat: Faktura opprettes annenhver måned. 

Sluttdato (valgfritt)

Hvis du angir en sluttdato, vil den repeterende fakturaen automatisk deaktiveres når datoen er passert.

Dette er nyttig dersom faktureringen kun skal pågå i en begrenset periode.

Aktiv

Aktiverer eller deaktiverer den repeterende fakturaen.

Når fakturaen er deaktivert, vil ingen nye fakturaer bli opprettet. Du kan aktivere den igjen senere dersom faktureringen skal fortsette.

Metode for utsendelse

Velg hvordan fakturaen skal sendes når den opprettes.

Dager opprettes/sendes før fakturadato

Her kan du legge inn en verdi dersom du ønsker at fakturaen skal opprettes og sendes før fakturadato. Positive verdier angir antall dager før fakturadato, mens negative verdier angir dager etter fakturadato. Verdi "0" gjør at faktura opprettes og sendes samme dato som fakturadato. 

Ny repeterende faktura

I denne delen setter du opp innholdet i fakturaen.

Oppsettet er identisk med opprettelse av en vanlig faktura, men det opprettes ikke en faktura umiddelbart. Du definerer kun hvordan fremtidige fakturaer skal se ut når de genereres automatisk.

Når alle innstillinger er valgt og fakturainnholdet er fyllt inn, kan du enten lagre den repeterende fakturaen, lagre utkast eller lagre utkast og opprette tilbud.

Redigere en repeterende faktura

For å redigere en eksisterende repeterende faktura:

1. Gå til oversikten over repeterende fakturaer.
2. Klikk på fakturaen du ønsker å redigere, eller velg menyen med tre prikker til høyre.
3. Oppdater ønskede innstillinger.
4. Lagre endringene.

Endringene vil bli brukt på fremtidige fakturaer som opprettes fra dette oppsettet.

Ofte stilte spørsmål

Hva skjer når en repeterende faktura er opprettet og sendt?

Når en faktura opprettes fra et repeterende oppsett, behandles den på samme måte som alle andre fakturaer i Systima.

Du finner den derfor i den vanlige fakturaoversikten sammen med øvrige fakturaer.

Kan jeg opprette en repeterende faktura som skal sendes samme dag?

Ja. Systemet kontrollerer aktive repeterende fakturaer hver time. Dersom kriteriene er oppfylt, blir fakturaen opprettet og eventuelt sendt automatisk. Du kan derfor opprette en repeterende faktura samme dag, så lenge fakturadatoen og tidspunktet gjør at systemet rekker å behandle den før dagens siste kjøring.

Hva skjer dersom jeg velger «Send manuelt»?

Fakturaen blir fortsatt opprettet automatisk i henhold til de valgte innstillingene.

Den sendes imidlertid ikke automatisk til kunden. Du finner fakturaen i fakturaoversikten og kan sende den manuelt når du ønsker.